Facilities Specialist

Description

RÉSUMÉ DU POSTE

Le spécialiste des services immobiliers de l’entreprise (CRES) est un employé hautement qualifié et proactif, doté d’une attention particulière aux détails et d’un engagement à créer un environnement de travail optimal. En tant que membre clé de notre équipe, il assumera des responsabilités élevées, gérant diverses tâches liées aux opérations, à la maintenance et à la gestion des installations. Ce rôle exige de l’autonomie, une réflexion stratégique et la capacité de relever des défis complexes afin d’assurer un milieu de travail sûr, efficace et perfectionné pour nos employés.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Opération des installations

• Coordonner et superviser les tâches avancées de maintenance des installations, y compris les réparations et la gestion des appareils multifonctionnels, des fournitures de bureau, des fontaines à eau et des machines à café.
• Tenir à jour de façon minutieuse des registres des activités de maintenance, des contrats de fournisseurs et de la documentation de conformité, en veillant à ce que les normes les plus élevées soient respectées.
• Effectuer des inspections exhaustives pour identifier de manière proactive les besoins de maintenance et les dangers possibles pour la sécurité.
•  Élaborer et gérer un calendrier complet d’entretien préventif pour l’équipement et les systèmes des installations
• Servir de personne-ressource principale pour les fournisseurs, supervisant des services tels que l’entretien ménagé, la lutte antiparasitaire, le retrait des déchets et d’autres services liés aux installations. 

Aménagement de l’espace

• Jouer un rôle central dans les initiatives de planification de l’espace, les déménagements de bureaux, l’agencement du mobilier et la configuration de l’équipement.
• Collaborer avec les équipes interfonctionnelles pour répondre aux besoins complexes liés aux installations et valider la disposition des places, l’entreposage, les exigences en matière d’installations et d’opérations avec la direction du site.
• Tenir à jour les plans des bureaux et les plans d’étage, en surveillant la capacité des places et de l’espace

Surveillance de la sécurité et de la sûreté

• Administrer les systèmes d’accès par badge et faire respecter les protocoles de sécurité.
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour du plan local de continuité des activités, du plan d’intervention en cas d’urgence et du manuel des installations dans un endroit où les gens peuvent y accéder au besoin.
• Diriger les évacuations des bâtiments et servir de personne-ressource pour les questions de vie, de sûreté et de sécurité et les procédures.

Gestion des fournisseurs et des finances

• Aider au traitement des factures du service CRES et des demandes d’achat.
• Participer à la préparation du budget spécifique aux endroits assignés.
• Gestion de l’énergie et durabilité  
• Concevoir et mettre en œuvre des programmes de recyclage avancés pour réduire les déchets et améliorer la durabilité environnementale.
• Surveiller et maintenir les stratégies de gestion de l’énergie afin d’optimiser l’utilisation tout en défendant les initiatives de durabilité au sein du bureau

Autres responsabilités

• Diriger les initiatives de gouvernance des documents (RIG), coordonner le retour et l’élimination des documents.
• Maintenir et mettre à jour les informations pertinentes sur les plateformes internes concernant l’emplacement des bureaux.
• Agir à titre de personne-ressource principale pour les relations avec les propriétaires et la direction de l’immeuble, en répondant aux préoccupations ou aux problèmes liés aux installations, au besoin. 
• Superviser d’autres personnes, s’il y a lieu.
• Effectuer d’autres tâches liées au travail qui lui sont confiées, avec des déplacements minimaux (jusqu’à 25 %).

Qualifications

EXIGENCES DE QUALIFICATION

• Diplôme d’études secondaires ou études et expérience équivalentes.
• Expérience substantielle dans la fourniture d’un soutien spécialisé à des installations.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams), de la messagerie vocale, du courrier électronique et du calendrier Outlook.
• Compétences exceptionnelles au clavier et capacité de travailler avec tact et efficacité avec tous les niveaux d’employés.
• Solides compétences verbales, écrites, interpersonnelles et d’équipe.
• Capacité essentielle dans l’organisation du travail et l’établissement des priorités afin de respecter des délais serrés.
• Connaissance approfondie des exigences réglementaires et des normes de l’industrie liées à l’exploitation et à l’entretien des bureaux.

Avertissement :

La liste des activités, des tâches et des responsabilités présentée dans cette description de poste n’est pas exhaustive. L’Entreprise, à sa seule discrétion et sans préavis, pourrait attribuer d’autres activités, tâches ou responsabilités au poste. Des expériences, des compétences et/ou des études équivalentes seront également prises en compte; les qualifications du titulaire de ce poste pourraient donc être différentes de celles énumérées dans la description de poste. L’Entreprise, à sa seule discrétion, établira ce qui constitue un équivalent aux qualifications décrites précédemment. De plus, rien dans la présente ne doit être interprété comme créant un contrat de travail. Occasionnellement, les compétences/expériences nécessaires pour un travail sont exprimées en termes brefs. Tout langage contenu dans la présente vise à satisfaire pleinement à toutes les obligations imposées par la législation de chaque pays dans lequel l’Entreprise exerce ses activités, y compris la mise en application du document « EU Equality Directive », relativement au recrutement et au travail de ses employés. L’Entreprise s’engage à respecter la loi Americans with Disabilities Act, y compris la disposition sur les accommodements raisonnables, s’il y a lieu, afin d’aider les employés ou les candidats à effectuer les tâches principales de leur poste.